厦门大学承接厦门市政府课题合同款领款指南

厦门大学承接厦门市政府课题合同款领款指南

作者：厦门大学计算机科学系  林子雨  博士/助理教授

2015年11月2日

厦门大学数据库实验室2015年5月到9月承接并顺利完成了国家发改委重大研究课题《城市信息化顶层设计框架研究》，在领取课题合同款过程中，发现流程非常复杂，需要涉及政府和厦门大学等众多部门，整个流程历时两个多月。不过，在项目主管部门的大力帮助和指导下，最终得以顺利解决。整个流程都是我自己一个人亲自去跑，体会很多，这里把整个流程写成此文，分享经验，供需要者参考，希望能够节省大家的时间，避免走弯路。

一、课题背景

项目主管部门	厦门市发展和改革委员会（简称“厦门发改委”）
项目承担单位	厦门大学（备注：项目负责人是林子雨）
项目名称	城市信息化顶层设计框架研究
项目性质	国家发改委重大研究课题
项目时间	2015年5月到9月
领款说明	厦门市有一个财政一体化系统，厦门市各个事业单位之间可以直接在系统内完成资金转账。但是，厦门大学是教育部直属高校，不是厦门市属事业单位，所以无法通过该系统内完成课题合同资金转账。只能通过本文介绍的方式领取合同款。

二、领款总结

 

涉及部门	厦门市发改委、厦门市财政局、厦门市行政审批服务中心、厦门市财审中心（如果材料准备充足，其实不需要去这个部门）、厦门大学科技处、厦门大学财务处、厦门大学信息科学与技术学院
时间跨度	从开始申请课题合同款，到最终拿到课题合同款，大概经历两个月时间，而且是一个环节结束后，没有时间耽误，直接去跑下一个环节，都需要两个月左右。
需要跑的部门顺序	需要按照以下顺序跑遍各个部门：（1）厦门市发改委；（2）厦门市行政审批服务中心；（3）厦门市发改委；（4）厦门大学信息学院科研秘书；（5）厦门大学办公室；（6）厦门市财政局；（7）厦门大学科技处；（8）厦门大学财务处；（9）厦门市行政审批服务中心；（10）厦门市行政审批服务中心；（11）厦门市财政局。

下面总结一下需要跑的部门和需要携带的材料：

顺序号	需要去的部门	办理事项	携带材料	备注
1	厦门市发改委	厦门发改委是本项目主管单位，需要咨询领取合同款的整个流程	本人身份证	在厦门市政府办公楼四层，入门需要登记证件
2	厦门市行政审批服务中心	审核材料，领取“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”	本人身份证、课题合同、厦门发改委拨款文件和课题研究报告	厦门市行政审批服务中心在五缘湾穆厝BRT旁边，需要到三楼B厅“建设综合服务厅”，财审中心窗口（16号窗口）
3	厦门市发改委	在“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”上，让发改委在项目主管部门一栏盖章	本人身份证、厦门市财政性建设项目资金支付申请书	如果签字领导不在，需要再跑一次
4	厦门大学信息学院科研秘书	请科研秘书在厦门大学OA系统中发起盖章申请	把“厦门大学横向科研项目经费预算表”、课题合同、“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”扫描成电子版，打包成压缩文件包给科研秘书	需要等待一周以上等待学校领导审批通过
5	厦门大学办公室	在“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”上，在“项目建设单位”一栏，盖“厦门大学”公章	审批条（也就是“厦门大学公文阅办单”）、厦门市财政性建设项目资金支付申请书	到厦门大学本部行政楼18楼，当场即可完成盖章
6	厦门市财政局	办理并拿到“转办单”	本人身份证、课题合同、厦门发改委拨款文件、课题研究报告、厦门市财政性建设项目资金支付申请书	到厦门市政府附近的财经大厦12层财政局基建处
7	厦门大学科技处	开具“借发票”的审批条	课题合同	需要这个审批条，然后才能去厦门大学财务处借发票出来
8	厦门大学财务处	借发票	厦门大学科技处开具的“借发票”的审批条	发票类型是“福建省厦门市行政事业单位收款票据”，发票抬头和项目名称，一定要咨询项目主管单位后确认无误
9	厦门市行政审批服务中心	提交各种材料，进入审核流程	本人身份证、课题合同、课题发票、厦门发改委拨款文件、课题研究报告、厦门市财政性建设项目资金支付申请书（已经完成盖章）、转办单	提交后，需要等待一周左右再来领取，会收到短信通知让你去领取
10	厦门市行政审批服务中心	拿回审核后的材料	本人身份证、厦门市财政局申请材料接收凭证	厦门市行政审批服务中心三层B厅“建设综合服务厅”，可以当场领取
11	厦门市财政局	提交材料	本人身份证、课题合同、课题发票、厦门发改委拨款文件、课题研究报告、厦门市财政性建设项目资金支付申请书（已经完成盖章）	到厦门市政府附近的财经大厦12层财政局基建处，发票原件和一式五联的“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”的第一页会被收走。其他材料自己带回来。
12	厦门大学财务处网站	查询课题资金是否到账	自己进入厦门大学信息门户，进入“科技系统”，在左侧菜单里面选择“经费管理”，再选择“经费认领”	一般一周以内厦门市财政局会把课题资金打入厦门大学账户，自己要到厦门大学财务处网站查询资金是否到账。但是，我的课题款是两周后才到账。

三、领款流程

第一步：到项目主管部门咨询并明确领款流程

寻找项目主管部门厦门发改委咨询，明确领款具体步骤，需要走哪些流程。经过咨询，需要我到厦门市行政审批服务中心财审窗口（电话：0592-7703815）办理相关手续。

第二步：到厦门市行政服务审批中心财审窗口办理手续

厦门市行政审批服务中心的工作时间是，周一到周五，每天上午8点到12点，下午1点到5点，上午人比较少，下午人比较多，最好上午去。在去厦门市行政服务审批中心财审窗口之前，建议首先拨打该窗口咨询电话0592-7703815，明确需要携带哪些资料，避免缺少资料白跑一趟。通过电话咨询，需要我携带本人身份证、课题合同、厦门发改委拨款文件和课题研究报告（备注：电话中，工作人员忘记告诉我要带课题研究报告，导致我后来又多跑了一趟位于轮渡的厦门财审中心补充送材料）。工作人员电话里面态度很好，为她点赞。

电话咨询结束后，明确了需要携带的材料内容，就可以到位于五缘湾穆厝BRT旁边的厦门行政审批服务中心办理了。需要到3楼电梯出口右转最里面那个大厅办理，也就是B厅“建设综合服务厅”。进入大厅后，首先到取号机，用身份证刷卡区号，选择“咨询”业务（备注：是咨询，不要选择“取件”或其他业务，因为，这个环节只是咨询，领取材料，并没有开始办理）和财审中心窗口，拿到取号单（备注：实际上，这个环节，不用取号也可以，可以直接到大厅最里面右侧的财审中心窗口（16号窗口），因为，到了这个窗口你会发现，大家都在人工站着排队等候，根本不看你的取号单）。到了财审窗口后，排队，有时候需要排队半个小时到一个小时（整个大厅，就这个16号窗口人最多，毕竟是和钱打交道的窗口），轮到我，我就把相关材料给工作人员审核。工作人员审核后，就给我一张“一式五联”的表格，这个表格名称是“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”（见图1）。让我带回去填写，并完成各个盖章后，再回到这里继续办理。我拿着所有材料离开，进入后续流程。

（图1   厦门市财政性建设项目资金支付申请书）

第三步：到项目主管部门厦门市发改委盖章

我填写好“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”的基本信息后，到项目主管部门厦门市发改委盖章，需要发改委在申请书中的“主管部门意见”一栏签字盖章。但是，当天负责签字的领导不在，所以，“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”就先放在发改委，后来，签字盖章完成后，我又去了一趟拿回来。

第四步：到自己单位厦门大学盖章

“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”上面，左上角的“建设单位（公章）”，需要项目承担单位“厦门大学”盖章。注意，必须是“厦门大学”四个字的公章，不能是“厦门大学科技处”等各个部门的公章。由于需要盖“厦门大学”的公章，因此，必须通过学校OA系统，由学院科研秘书提交申请，然后让学校领导在OA系统上审批通过，再让学院科研秘书把审批条打印出来，拿着审批条去厦门大学行政盖章，具体步骤如下：

（1）让学院科研秘书在OA系统中提交盖章申请：自己要把“厦门大学横向科研项目经费预算表”、课题合同、“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”扫描成电子版，打包成压缩文件包，提交给学院科研秘书，让学院科研秘书在学校OA系统中提交盖章申请。OA系统提出申请后，需要等待一周以上才能拿到审批条。

（2）拿着盖章审批条到厦门大学本部行政楼盖章：大概一周后，我到学院科研秘书那里拿到了审批条，也就是“厦门大学公文阅办单”，是学院科研秘书从OA系统中打印出来的。然后，就拿着这个审批条，带上“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”，到厦门大学本部行政楼18层，我忘记是什么科室了，反正是负责盖学校公章的。

第五步：到厦门市财政局办理手续获得一个“转办单”

拿着已经盖了厦门市发改委和厦门大学公章的“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”，到位于厦门市政府附近的财经大厦（兴业银行大厦旁边）的厦门市财政局，到12楼的“基建处”，找到工作人员，把材料提交给他。然后，可以离开，等待通知来取走“转办单”。因为，这个手续需要领导签字，所以，我是在一个星期以后收到通知，来取“转办单”（见图2）。

图2  厦门市财政局出具的“转办单”

第六步：到厦门市行政审批服务中心送件进入办理流程

从厦门市财政局拿到“转办单”以后，就可以开始到厦门市行政审批服务中心办理送件。注意，一定要带着所有材料（包括本人身份证、课题合同、厦门发改委拨款文件、课题研究报告、厦门市财政性建设项目资金支付申请书、课题发票或收据、转办单），去厦门市行政审批服务中心。我当时就以为只需要带身份证和厦门市财政性建设项目资金支付申请书（因为课题合同和厦门市发改委拨款文件在前面一次来的时候已经审核过了，我就以为不用带了），结果，白跑了一趟。后来，又带上所有材料，跑了第二次。

这里特别注意课题发票的事情，政府部门委托厦门大学的课题，不需要开具税务发票，只需要开具行政事业单位收款收据即可。需要到厦门大学财务处开具课题收款收据，在开收款收据之前，需要到厦门大学科技处开一个“借发票申请表”，科技处盖章。拿着这个厦门大学科技处盖章的“借发票申请表”，到厦门大学财务处借发票，这里之所以说是“借发票”，是因为，这个时候，厦门市发改委的课题款还没有打入厦门大学账户，等于是厦门大学先给发票，隔一段时间以后厦门大学账户才能收到课题款。在厦门大学财务处开发票的时候，一定要明确两个事项，第一是发票抬头，我开的是“厦门市发展和改革委员会”；第二是发票的项目名称，一定要打电话给项目主管部门问清楚，如果发票开错了，重新开是非常麻烦的事情。开好课题发票（或者叫收据）后，需要复印一份，因为，这个环节，厦门行政审批服务中心只需要提交发票复印件，但是，要同时带着发票原件供审核，发票原件不要给他，要自己留着给下一个环节使用。

来到厦门市行政审批服务中心以后，依然是去3楼的那个办事大厅（B厅“建设综合服务厅”），进入大厅后，一定要首先取号，注意，这个时候不是咨询，不要取“咨询”号，要取办理业务的号。拿到号以后，也不用去财审窗口（16号窗口），就直接坐在位置上，等待大屏幕上语音和文字叫号。听到自己的号时，就到相应的“收件”窗口，把自己携带的资料都给工作人员。我当时是在31号窗口，31号窗口工作人员会在电脑里面录入一些基本信息，然后，打印出一些单子。工作人员让我把这些单子和所有材料再拿到财审窗口（16号窗口），让财审窗口在电脑上操作一下，然后，再回到本窗口（31号窗口）办理后续手续。然后，我就拿着所有单子和材料，再次来到财审窗口（16号窗口），人工排队，不要取号，直接站在那里排成一排。大概排队半个小时到1个小时。轮到我以后，我就让财审窗口（16号窗口）工作人员在电脑系统里面操作一下（估计是点击几个按钮，完成一些审批）。然后，我又回到31号收件窗口。31号窗口工作人员在电脑上继续完成一些操作，然后，打印出来一些单子，让我把单子和材料一起送到财审窗口（16号窗口）。我又来到财审窗口（16号窗口），又是人工排队。轮到我以后，工作人员把我的材料收走，我怕遗漏材料，我反复问了三次，我的材料是否齐全，请他帮忙确认一遍。工作人员说，材料齐全，我才放心地离开了（备注：可惜，工作人员还是忘记提醒我要提交课题研究报告和课题发票，估计他自己也不知道要提交这个材料，导致我后来又单独跑一趟，把课题报告送到位于轮渡的地产大厦三楼的厦门财审中心，补充提交课题研究报告材料）。这个环节办理结束，等候通知来取件。这个环节结束时，各种材料都会被收走，你手上会有一个红色的取件单子（也就是“厦门市财政局申请材料接收凭证”），是用来下次来取件的凭证。

第七步：到厦门市行政审批服务中心取件

在等待过程中，会收到短信通知，通知审批手续已经完成，我可以去厦门市行政审批服务中心取件。这个时候，只需要拿着身份证和红色的取件单子（也就是“厦门市财政局申请材料接收凭证”），到厦门市行政审批服务中心三楼的那个办事大厅（B厅“建设综合服务厅”），进入大厅后，首先取号，等叫到自己号码时，就拿着红色的取件单子给窗口工作人员，然后取到自己的所有审批后的材料，然后可以离开。

第八步：到厦门市财政局办理最后手续

终于到达最后一步了。拿着已经完成了所有盖章的“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”和课题发票原件，到位于厦门市政府附近的财经大厦（兴业银行大厦旁边）的厦门市财政局，到12楼的“基建处”，找到工作人员，把两样材料（“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”和课题发票原件）提交给他，他会把“一式五联”的“厦门市财政性建设项目资金支付申请书”的第一页拿走（剩下四页我自己带回来），并把课题发票原件拿走，然后，可以离开。课题款会在一周内，从厦门财政局账户打入到厦门大学账户。

 

四、可能遇到的问题和注意事项

（1）补充提交课题研究报告和课题发票

需要说明的是，提交课题研究报告和课题发票，本来应该在第五步就应该完成，也就是，在第五步，就应该带着所有材料（包括本人身份证、课题合同、厦门发改委拨款文件、课题研究报告、厦门市财政性建设项目资金支付申请书、课题发票或收据），去厦门市行政审批服务中心。但是，由于在第五步中，由于工作人员不熟悉工作内容，没有让我提交课题研究报告和课题发票，导致我需要补充提交这两样材料）

在第五步完成后，其实，只需要等待通知去取件就可以了。但是，在我身上发生一个小插曲。在等待取件通知过程中，某天上午9点多，我突然接到厦门市财审中心工作人员打来电话，说我的审批材料已经被转送到位于轮渡的地产大厦三楼的厦门财审中心，但是，我缺少课题研究报告，需要在当天下午3点前把课题研究报告送到位于轮渡的地产大厦三楼的厦门财审中心，否则，所有审批材料会重新被退回到到厦门市行政审批服务中心，所有流程要重新走一遍。重新走一遍流程，是很耗费时间的，所以，我必须在接到通知电话的当天下午3点之前把两样材料送过去。我赶快到厦门大学财务处“借发票”，并打印出来课题报告，在下午三点之前送到了位于轮渡的地产大厦三楼的厦门财审中心。

（2）经常会碰到签字领导不在

因为政府部门的领导有很多会议，需要领导签字时，这个领导很可能不在，就需要把材料放在那里，人先回去，等待通知下次来拿。我这次办理材料过程中，遇到多次这种情形，每次一等待，就是等待一周左右，耗费了很多时间。

（3）身份证要随身携带

进出政府部门办公大楼，都需要出示本人证件，去行政审批服务中心，也需要身份证，所以，一定要随时携带身份证。

（4）不要开车，一定要打出租车

城市里道路拥挤，各个政府部门大都在城市核心区，到了办公大楼前，根本没有停车位，而且外来车辆一般也不让进入。所以，千万不要自己开车，一定要打出租车。

（5）要保存各个联系方式

在办理过程中，会遇到多个部门和工作人员，每次都要随时保存他们的办公电话，方便随时沟通联系。

（6）财政局最靠谱，相信财政局

关于钱的事情，财政局是最清楚全部流程的，其他部门对有些环节会有些模糊。比如，在“第七步：到厦门市行政审批服务中心取件”，我取件后，我问工作人员，我下一步应该如何做，工作人员告诉我，要拿着这些材料找项目主管单位（我的项目的主管单位是厦门市发改委），让项目主管单位去财政局“请款”。但是，我之前已经问过财政局工作人员，财政局工作人员告诉我的答案是，直接到财政局提交材料“请款”。我当时站在厦门市行政审批服务中心大厅里，有点纠结，到底要相信谁。后来，我认为，财政局工作人员应该会更靠谱，所以，我就直接去了财政局。事实证明，我的判断是正确的，根本不需要再去项目主管单位，拿着材料直接去财政局就可以完成所有剩下手续了。

五、结束语

通过这个课题合同款的领取，我深深体会到，办理流程太过复杂，需要各种审批，各种盖章，需要耗费大量时间。行政审批服务中心“一站式”服务还没有实现，需要我跑多个部门，而且工作人员对业务流程和所需要携带的材料不是很熟悉，导致我走了冤枉路。

总之，我花费一天时间，回忆、整理、扫描、撰写这个指南，就是为了能够为其他相关人员提供必要的参考，让他们避免走弯路，节省办理时间。分享创造价值，意义就在这里。